Pemerintah Kabupaten Padang Lawas Utara memusnahkan 889 arsip dari tiga organisasi perangkat daerah yang telah habis masa retensinya di Kantor Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Paluta, Rabu (16/9). Pemusnahan menyasar dokumen kurun 2015 hingga 2022 dari Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah, Dinas Perumahan dan Kawasan Permukiman, serta Dinas P3AP2KB. Kegiatan itu disaksikan pejabat lingkungan pemkab dan didampingi Bagian Hukum serta Inspektorat.
PADANG LAWAS UTARA — Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Paluta Budi Alamsyah Hasibuan menyatakan pemusnahan dilakukan setelah arsip melewati proses penyusutan dan dinyatakan tidak lagi memiliki nilai guna berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA). Prosesnya berlangsung di Kantor Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Paluta.
Rincian arsip yang dimusnahkan terbagi tiga. Sebanyak 493 arsip berasal dari Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah untuk kurun waktu 2015, 2017, dan 2018. Dinas Perumahan dan Kawasan Permukiman menyumbang 222 arsip untuk kurun 2017, 2019, dan 2020.
Adapun 174 arsip lainnya berasal dari Dinas P3AP2KB untuk rentang 2018 hingga 2022.
Budi menyebut pemusnahan bukan sekadar mengurangi volume arsip. Menurutnya, langkah itu juga menciptakan efisiensi pengelolaan ruang penyimpanan.
"Pemusnahan arsip ini tidak semata-mata merupakan kegiatan mengurangi volume arsip, tetapi juga merupakan upaya untuk menciptakan efisiensi dalam pengelolaan ruang penyimpanan, serta memastikan bahwa arsip yang masih memiliki nilai guna dan nilai sejarah tetap terjaga dan terlindungi," katanya.
Arsip yang masih memiliki nilai guna dan nilai sejarah, lanjut Budi, tetap terjaga dan terlindungi. Pemusnahan hanya menyasar dokumen yang masa retensinya sudah berakhir.
Asisten III Administrasi Umum Setdakab Paluta Eva Sartika Siregar membuka kegiatan tersebut mewakili Bupati Paluta Reski Basyah Harahap. Ia menegaskan pengelolaan arsip merupakan bagian penting dalam penyelenggaraan pemerintahan.
Arsip berfungsi sebagai bukti administrasi, sumber informasi, alat pertanggungjawaban, dan memori pemerintahan. Karena itu, pemusnahan tidak dilakukan sembarangan.
"Perlu saya tegasnya bahwa pemusnahan arsip bukan sekadar memusnahkan atau mengurangi tumpukan dokumen, dan bukan pula berarti menghilangkan sejarah atau menghapus informasi pemerintahan secara sembarangan. Sebaliknya, ini adalah wujud penataan arsip secara profesional," ujar Eva membacakan sambutan tertulis Bupati.
Pengelolaan arsip di lingkungan Pemkab Paluta mengacu pada Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Peraturan Daerah Kabupaten Padang Lawas Utara Nomor 10 Tahun 2019. Pemusnahan turut didampingi Bagian Hukum Setdakab Paluta dan Inspektorat untuk memastikan tahapan sesuai prosedur hukum dan ketentuan pengawasan.
Pemkab Paluta berharap kegiatan tersebut menjadi contoh bagi OPD lainnya. Penyusutan dan pengelolaan arsip diharapkan dilaksanakan secara tertib.
Langkah ini sekaligus membangun budaya administrasi pemerintahan yang lebih akuntabel. Penataan arsip dinilai menjadi bagian dari pertanggungjawaban administrasi daerah.